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18.01.2012

e-Vergabe

Leitfaden für die e-Vergabe

Zum 15.01.2012 wird bei der Kreisstadt Olpe die e-Vergabe (elektronische Vergabe) zunächst für den Bereich des Tiefbauamtes und des Abwasserbetriebs eingeführt. In diesen Bereichen wird die e-Vergabe bei allen "Beschränkten Ausschreibungen" und "Öffentlichen Ausschreibungen" (auch "Offene Verfahren" und "Nichtoffene Verfahren"?) eingesetzt. Bei der e-Vergabe können Bewerber bzw. Bieter die Vergabeunterlagen auf elektronischem Wege erhalten und ihr Angebot auf elektronischem Weg einreichen. Bei allen Vergabeverfahren bei denen die e-Vergabe eingesetzt wird, sind jedoch auch weiterhin schriftlich eingereichte Angebote zugelassen.

Die e-Vergabe verläuft internetbasiert und passwortbezogen. Das heißt, dass der komplette Vergabeprozess durch den Auftraggeber und die Bieter PC-unterstützt über eine Internetplattform papierlos abgewickelt wird. Nach außen ist das System vollständig geschützt und somit – bis auf die Einsichtnahme in Bekanntmachungen – jedem fremden Zugriff entzogen. 

Das von der Kreisstadt Olpe für den Einsatz vorgesehene e-Vergabe-System stammt von der RIB Deutschland GmbH.

Nach Einführung des Systems sind elektronische Angebote auf der Vergabeplattform www.vergabe.rib.de einzureichen. Dazu ist dort eine einmalige Bieter-Registrierung für alle zukünftigen Vergaben erforderlich, falls dies noch nicht erfolgt ist.

Die Anmeldegebühr auf der Plattform beträgt 36,00 EUR. Dafür erhalten die Bieter kostenlos alle zur Bearbeitung der Unterlagen notwendige Software. Auch das Entgelt für die Anforderung von Ausschreibungsunterlagen bei Öffentlichen Ausschreibungen entfällt.

Die Angebotsabgabe erfolgt im Regelfall mit elektronischer Signatur. Weitere Hinweise siehe unter www.vergabe.rib.de. Die Angebotsabgabe kann auch im so genannten Mantelbogenverfahren erfolgen. „Unter dem Mantelbogenverfahren versteht man die elektronische Angebotsabgabe mit handschriftlicher Unterschrift. Das Angebot wird ebenso wie im vollelektronischen Verfahren, digital an die Zentrale Submissionsstelle übermittelt, jedoch ohne digitale Signatur. Zusätzlich wird  ein gesondertes Formular, der Mantelbogen, elektronisch mit einer Prüfziffer erstellt, ausgedruckt und vom Bieter unterschrieben an die Zentrale Submissionsstelle gesandt. Durch das Verfahren ist eine korrekte Zuordnung eines elektronischen Angebotes zur Unterschrift eines bestimmten Bieters möglich“.

Der Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass der Mantelbogen zu Beginn der Submission beim Submissionsleiter im Original vorliegt.

Das Angebot selber wird zuvor über die Eingabe in einer vorbereitete PC-Maske erstellt, wobei jederzeit Unterbrechungen und spätere Fortschreibungen möglich sind. Nach endgültiger Fertigstellung wird das Angebot „per Mausklick“ an die Zentrale Submissionsstelle gesandt.

Zum Eröffnungstermin kann die Zentrale Submissionsstelle das Angebot nach Abgleich mit dem Code auf dem unterschrieben zugesandten Mantelbogen öffnen, die Preise verlesen und eine Niederschrift erstellen. Weiterhin bleibt es bei der Regelung, dass bei VOB-Vergaben Bieter an der Angebotseröffnung teilnehmen können.

Das E-Vergabe-Programm, das regelmäßig an neues Vergaberecht angepasst wird, erspart Zeit, Druck- und Papierkosten, Wege, Postgebühren etc. und garantiert eine gleichmäßige, rechtlich fundierte und sichere Vergabepraxis auf Bieter- und Auftraggeberseite.

Informationen über den Anbieter des E-Vergabe-Programms und dessen Kontaktdaten erhalten Sie auf www.vergabe.rib.de.

Der Ansprechpartner bei der Kreisstadt Olpe:

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Telefon: 02761 83-1261
Fax: 02761 83-2261
j.venc@olpe.de
Raum: 611
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Das e-Vergabeverfahren für den Bieter in kurzen Zügen:

  1. Registrierung bei www.vergabe.rib.de (falls noch nicht geschehen). Einmalige Anmeldegebühr: 36,00 ¤;
  2. Einmaliger Download und Installation der Bietersoftware avasign (kostenfrei);
  3. Einsichtnahme in die Vergabebekanntmachungen via www.vergabe.rib.de bei Öffentlichen Ausschreibungen und Bewerbung über die Plattform.
    ODER: Erhalt einer E-Mail durch die Vergabestelle via www.vergabe.rib.de mit der Aufforderung zum Download der Unterlagen und zur Abgabe eines Angebots bei Beschränkten Ausschreibungen oder Freihändigen Vergaben;
  4. Ausfüllen des e-Angebots am PC und Beifügen (Hochladen) der verlangten Nachweise (alle gängigen Datei-Formate möglich: pdf, rtf, tif ...). Hierbei sind einfach die einzelnen vorbereiteten Eingabemasken zu befolgen;
  5. Elektronische Versendung des abgeschlossenen vollständigen Angebots per Mausklick (Abgeben des Angebotes über den Abgabeassistenten AVAsign);
  6. Druck und Unterzeichnung des Mantelbogens beim Bieter;
  7. Rechtzeitige postalische Zusendung oder Abgabe des Mantelbogens durch Bieter;
  8. Möglichkeit zur elektronischen Rücknahme und Abänderung des Angebots bis zum Eröffnungstermin (Achtung: jeweils neuen Mantelbogen unterschrieben zusenden!);
  9. Eröffnungstermin (bei VOB: Teilnahmemöglichkeit);
  10. Erhalt der Niederschrift der Angebotseröffnung automatisch bei elektronischer Abgabe im LOGIN-Bereich im VOB-Bereich;